Construyendo Un Presupuesto Para Su Pequeño Negocio.

Cuando usted está recién iniciando un pequeño negocio, sentarse a elaborar un presupuesto, sin ningún dato histórico en que se puede basar las estimaciones, puede parecer una tarea desalentadora. Probablemente tiene una idea de lo que espera ganar y cuánto le va a costar para realizar esa ganancia. Se puede hacer estimaciones gruesas de sus ingresos y gastos y terminar su presupuesto más rápidamente, pero esto no le va a dar mucho en cuanto a una herramienta que se puede usar para medir su desempeño y gestionar su negocio. Resulta mejor empezar en la base y construir hacia arriba.

Por Qué se Necesita un Presupuesto.

 El presupesto es una extensión de su plan de negocios y su estrategia, puestos en la práctica. Sirve para cuantificar el plan en términos económicos y da un sentido de realidad a las ideas conceptuales, transformándolas en una empresa factible. Un presupuesto bien elaborado sirve como una línea de base y un punto de referencia importante que puede guiar a su negocio en la dirección correcta al proporcionar un marco esencial para la puesta en marcha y las etapas iniciales de operaciones. En este sentido, puede ser una herramienta muy valiosa para manejar el negocio, siempre que el presupuesto tiene sus fundamentos en datos realistas que se puede usar para medir el desempeño.

Al contar con un presupuesto detallado, usted tendrá una ventaja importante cuando busca financiamiento para su negocio. Los posibles prestamistas e inversionistas tendrán una clara visión de qué se trata su negocio, cómo usted piensa llevar a cabo el plan del negocio en términos económicos concretos, por qué necesita el financiamiento y cómo va a gastar el dinero.

Un buen presupuesto muestra al prestamista cómo se va a pagar el préstamo y muestra al inversionista qué retorno puede esperar sobre su inversión. En ambos casos, el presupuesto mejora en forma significativa sus posibilidades de conseguir el financiamiento que necesita para su negocio. Y cuando el presupuesto cuenta con el debido nivel de detalle y respaldo, será mucho más creíble para los prestamistas e inversionistas.

Construyendo con Bloques de Información.

A pesar de que un presupuesto es una estimación o proyección de hechos que van a ocurrir a futuro, debiera basarse lo más posible en datos reales que se consiguen haciendo investigación, pidiendo cotizaciones y juntando y organizando documentación e información. 

La idea de construir un presupuesto desde abajo hacia arriba se trata de empezar con lo que usted sabe, o lo que puede averiguar. 

Se trata de empezar con la base, al nivel de detalles, donde tiene bloques de información concreta que se puede juntar para construir los varios elementos en que consiste el presupuesto, tales como los ingresos, el costo de las ventas, la publicidad, arriendos, mantenimiento, servicios públicos y gastos generales. 

Estos bloques de información básicamente consisten en cantidades, horas, precios y tarifas. En vez de presupuestar los ingresos y egresos como montos totales por mes, por ejemplo, se puede desglosar estas cifras en términos de sus componentes.

Presupuesto Operacional.

El presupuesto operacional debiera estructurarse de la manera en que opera su negocio. 

Se debiera presupuestar los ingresos y gastos al mismo nivel de detalle como aquel en que efectivamente se van a contabilizar para las operaciones. De esta manera, el presupuesto le facilita una herramienta para gestionar a su negocio. 

Con un presupuesto con un nivel adecuado de detalle, se puede comparar los resultados reales con los montos presupuestados y realizar un análisis de las variaciones por cantidad y por precio.

Desglosando los Componentes del Costo de los Productos.

Cuando su negocio se trata de vender un producto que usted fabrica, podría empezar el presupuesto de los costos de ventas determinando lo que significa fabricar el producto en cuanto a materiales y suministros, mano de obra y gastos generales. 

Si se puede desglosar los componentes del costo del producto, puede hacer algunos cálculos en base de las cantidades y precios para determinar cuánto va a costar la fabricación de cada unidad del producto.

Si quiere determinar el costo con todo incluido, tendrá que agregar los costos indirectos, imputando gastos generales tales como la mano de obra indirecta (del personal administrativo, por ejemplo), los servicios públicos como el agua y la energía eléctrica, mantenimiento y depreciación de la maquinaria y los equipos, y los seguros. 

En base de la disponibilidad de tiempo y materiales y su capacidad de producción, puede determinar cuántas unidades puede fabricar cada mes. 

Cuando sabe el monto promedio mensual de sus gastos generales, puede distribuir estos gastos sobre el número de unidades que puede producir en un mes para determinar el costo que se debe agregar al costo de cada unidad por concepto de gastos indirectos. 

 Si está fabricando más que un tipo de producto, se puede asignar un factor de ponderación para distribuir los gastos generales. Por ejemplo, los productos con un costo unitario más alto absorberían una mayor parte de los gastos indirectos.

 

Presupuestando los Ingresos

Naturalmente, necesitamos saber si nuestro emprendimiento es revituable, para que pueda prosperar económicamente.

Productos.

Una manera de presupuestar los ingresos es tomar el costo de ventas que se ha presupuestado y agregar un margen de utilidad. El costo unitario de cada producto más el margen de utilidad que se espera ganar daría como resultado un precio de venta presupuestado. En este caso, debiera usar el costo todo incluido, para asegurarse que su precio de venta es suficiente como para cubrir todos sus costos y dejarle con una utilidad. Entonces, los ingresos presupuestados sería la cantidad de unidades multiplicada por los precios de venta presupuestados.

Pero también hay factores en el mercado que debieran tomarse en cuenta, que puedan afectar el precio que razonablemente se puede cobrar para ser competitivo. Cuando está elaborando el presupuesto de ingresos, pueda ser conveniente juntar antecedentes sobre los precios de los competidores. Cuando usted está empezando un negocio en que ya tiene conocimientos y experiencia, es probable que ya está consciente de estos factores en el mercado. El aspecto importante en el proceso de elaborar el presupuesto es tratar de cuantificar estos aspectos e incorporarlos en los precios presupuestados de venta y los ingresos presupuestados.

Cuando usted está lanzando un nuevo producto, posiblemente puede presupuestar los ingresos en base de los precios para productos similares, agregando un monto incremental en base del valor agregado que espera que su producto ofrezca. Si se ha realizado un estudio del mercado, esta información será valiosa en construir el presupuesto de ingresos.

Servicios

Si usted está en el negocio de prestar servicios, su inventario es su tiempo. En este caso, los componentes para presupuestar los ingresos son las horas cobrables de que dispone y la tarifa que va a cobrar por hora. Las horas y tarifas debieran desglosarse por persona, cuando hay distintas personas realizando distintas funciones en el negocio.

Las tarifas que se cobran pueden variar, dependiendo de las calificaciones y experiencia de la persona. Y el número de horas que se puede cobrar puede variar, dependiendo de las funciones de la persona. Alguien que está dedicado casi tiempo completo al servicio al cliente va a tener una cantidad de horas cobrables que es distinta que las horas cobrables de una persona que realiza funciones que son principalmente administrativas. Las horas no cobrables pueden estar incorporadas a las horas cobrables, incrementando la tarifa que se cobra por hora, o las horas no cobrables pueden dejarse aparte como gastos generales dentro de los gastos operacionales.

Aquí nuevamente tendrá que tomar en cuenta los factores del mercado, pero puede estimar sus ingresos razonablemente al determinar sus horas cobrables por mes, multiplicadas por la tarifa que espera cobrar.

Obras o Proyectos.

Cuando se realiza obras o proyectos en su negocio, es probable que el presupuesto de ingresos incluye aspectos de productos así como de servicios. En base de su giro de negocios, usted sabrá lo que significa ejecutar la obra o proyecto. El trabajo podría comprender materiales y suministros, mano de obra directa e indirecta, el uso de maquinaria y equipos y quizás contratistas y subcontratistas. 

Elaborando un presupuesto para una obra o proyecto puede ir a la mano con las estimaciones, cotizaciones o propuestas que usted entrega para conseguir el trabajo. Los términos y condiciones del trabajo constituyen factores importantes en cómo se elabora la cotización o presupuesto. Un contrato de suma alzada para alguna obra es distinto que un contrato de tarifa fija, por ejemplo.

Será importante separar la obra en sus componentes para entregar una buena cotización o propuesta y en presupuestar los costos y ingresos de la obra. Tendrá que asegurarse que haya incorporado todos sus costos, tanto directos como indirectos, cotizando un precio que le permite quedarse con un margen o utilidad adecuada. Puede ser necesario hacer una lista de materiales, un programa de trabajo para la mano de obra directa y un cálculo para imputar los gastos indirectos. Si usted va a ocupar contratistas o subcontratistas, debiera conseguir cotizaciones de ellos, antes de comprometerse a la obra.

Cuando el negocio involucra obras que se extienden por un período más largo, primero tendrá que asegurarse que el monto que está cobrando por la obra es suficiente para cubrir todos los gastos y dejarle con un margen que le proporciona un ingreso mensual adecuado durante el período en que está trabajando en la obra. Puede presupuestar los ingresos y costos mensuales distribuyendo los totales por la obra sobre los meses de trabajo.

Si está trabajando en varias obras a la vez, puede usar los programas de trabajo o carta Gantt que tiene para cada obra y luego distribuir los ingresos y costos para todas las obras sobre los períodos correspondientes para determinar un presupuesto mensual.

Gastos

Los gastos también pueden desglosarse en sus componentes, tales como cantidades, precios y tarifas. Algunos gastos básicamente se incurren en función de uso, por ejemplo los materiales y suministros. Otros gastos están relacionados a períodos de tiempo, como los arriendos y los seguros. Los tipos de gastos en que incurre dependerán del giro de su negocio y los siguientes son solamente algunos ejemplos generales de cómo se podría presupuestarlos, descomponiendo a los gastos.

 

Gastos del Personal

La remuneración del personal se puede presupuestar en base de los sueldos por hora y los salarios mensuales o anuales que corresponden a cada persona. Tendría que incluir en su presupuesto los impuestos patronales sobre la planilla de remuneraciones, los cuales se pueden calcular aplicando las tasas del impuesto de seguro social, médicos y desempleo que corresponden. También tendrá que presupuestar una provisión para los planes de beneficios que ha convenido con el personal, tales como seguro de salud, planes de pensión y otros. Se puede basar este componente en base de los costos del los planes, si los conoce, o se puede presupuestarlos como un porcentaje de la remuneración base de los trabajadores.

Puede tener otros gastos relacionados con el personal, tales como bonos y premios, que se vinculan al cumplimiento de objetivos o metas. Puede ser posible presupuestar estos con relación a otro ítem en el presupuesto, como las ventas.

Gastos de Venta

 Si piensa pagar comisiones sobre las ventas al personal propio o a vendedores externos, el gasto presupuestado para comisiones será una función de las ventas presupuestadas. Si ocupa una agencia de publicidad, debiera basar su prepuesto del gasto de publicidad en los términos del contrato o acuerdo. Se puede presupuestar el gasto de publicidad en guías telefónicas o avisos en línea acorde a las tarifas cotizadas, según el tipo de aviso que usted quiere colocar.

Arriendos y Seguros

 Se puede presupuestar los gastos por el arriendo de propiedades o equipos según el monto mensual que está establecido en el contrato de leasing o arriendo. Los seguros generalmente son prepagados y puede determinar el monto presupuestado por mes al amortizar la prima cotizada por la póliza de seguros sobre el período de cobertura.

Mantenimiento y Reparaciones

Si tiene un contrato de mantenimiento preventivo para sus equipos, puede presupuestar el gasto en base del costo mensual del contrato. Si ha comprado una garantía extendida, puede amortizar el costo sobre la vida útil estimada de los equipos relacionados, o por la duración de la garantía. Las reparaciones no cubiertas por un contrato o garantía generalmente son un gasto imprevisto y son difíciles de predecir, pero no se debiera dejar de presupuestarlas. Probablemente puede estimar los gastos por reparaciones en base de su propio conocimiento y experiencia y en base de la antigüedad y condición general de trabajo de sus equipos e instalaciones.

Servicios Públicos.

 Los servicios públicos, como la energía eléctrica, agua y gas, pueden calcularse como el uso multiplicado por la tarifa, si tiene una idea de cuánto se va a ocupar. Posiblemente puede estimar el uso en base de algún punto de referencia, como un negocio o instalación similar y luego multiplicar este uso estimado por las tarifas vigentes en su área para el suministro correspondiente.

Telefonía.

 El gasto de teléfono puede presupuestarse en base del plan que tiene para su teléfono celular o móvil, por ejemplo. Puede averiguar a su compañía de telefonía local la tarifa mensual y el costo de instalación de un teléfono fijo. El gasto por llamadas a larga distancia dependerá de la naturaleza de su negocio y debiera presupuestarse en base de su juicio y experiencia personal.

Vehículos y Viajes.

Cuando ocupa su propio vehículo en su negocio, puede estimar el número promedio de millas que estima que va a manejar cada día o cada mes. Luego se toma esta cifra y la multiplica por el factor apropiado en base del rendimiento de su vehículo en millas por galón y el precio estimado del combustible. 

Este factor podría incrementarse para comprender los costos relacionados, como el seguro, el mantenimiento y la depreciación del vehículo. Podría ser conveniente usar la tarifa estándar por milla publicado por el Servicio de Impuestos Internos para efectos de la deducción tributaria. Posiblemente puede presupuestar sus gastos de viaje al estimar cuántos viajes piensa hacer y a qué lugares y averiguar los costos vigentes de pasajes aéreas y hoteles.

Seguros.

 Es probable que usted sabe los tipos de seguros que necesita tener en su negocio y puede conseguir cotizaciones en línea o de un agente de seguros.

Depreciación.

El gasto de depreciación se basa en el costo y la vida útil de sus propiedades y equipos sujetos a depreciación y depende del método que ocupa para calcular la depreciación. Esto puede ser depreciación en línea recta sobre la vida útil de los bienes, O quizás usted va a elegir otro método, como el sistema de recuperación acelerada que se puede usar para efectos del impuesto a la renta. La depreciación que usted presupuesta debe concordar con el método de depreciación que va a ocupar para efectos financieros, para que sean comparables.

Intereses

Finalmente, el gasto por intereses depende de los préstamos y créditos que tiene su negocio. Al principio, es posible que aún no sabe cuánto van a ser, ya que dependerá del financiamiento que puede conseguir. Su presupuesto inicial del gasto de intereses podría basarse en su proyección del flujo de caja, la cantidad de financiamiento que necesita y el tipo de interés que corresponde a cada tipo de financiamiento. Por ejemplo, financiamiento a través de su tarjeta de crédito generalmente conlleva un tipo de interés más alto que un crédito hipotecario, garantizado por bienes inmuebles.

Según antes mencionado, estos son solamente algunos ejemplos e ideas, y usted tendrá que adaptarlos a sus propias circunstancias. Lo importante es analizar sus gastos y separarlos en componentes de datos que se pueden determinar.

Requerimientos de la Puesta en Marcha

No todos los presupuestos son iguales y no existe un formato estándar. Se puede elaborar distintos tipos de presupuestos para distintos propósitos. Una manera de empezar, especialmente para un nuevo negocio, es elaborar dos presupuestos apartes, uno para los costos de puesta en marcha y desembolsos de capital y otro para la fase inicial de operaciones.

Costos de Organización

 Una parte de los costos de puesta en marcha de un pequeño negocio consiste en los costos de organización para establecer la empresa. Los costos de organización puedan incluir los honorarios de abogados y gastos legales, cargos de notarios, licencias y permisos y asesoría tributaria. 

Estos costos dependerá de la estructura legal que usted elige para su empresa y el giro de su negocio. Por ejemplo, establecer una empresa de propietario único no significa mayores costos legales, porque no es necesario establecer una entidad legal separada. Pero los costos legales puedan ser más significativos para una sociedad colectiva y más aún si el negocio se establece como una sociedad anónima. Se puede consultar a un abogado para conseguir una estimación del costo de establecer una sociedad colectiva o sociedad anónima.

Cuando su negocio requiere una licencia comercial u otro tipo de permiso para operar, se puede averiguar acerca del costo con la municipalidad u otra jurisdicción legal donde va a realizar las actividades comerciales.

Desembolsos de Capital.

Para elaborar un presupuesto de desembolsos de capital, puede ser conveniente empezar con una lista de toda la propiedad, planta y equipos que va a necesitar para dar inicio al negocio.

Esto podría incluir terrenos, bienes inmuebles, maquinaria, equipos, vehículos, muebles e instalaciones. Una vez identificados los ítems que necesita adquirir, puede empezar a juntar información de catálogos, listas de precios, remates, avisos, cotizaciones, ofertas y tasaciones. Cuando se contempla la construcción o remodelación de un edificio o instalación para acomodar al negocio, se podría presupuestar el costo en base de las cotizaciones que se reciben para hacer el trabajo.

La documentación que usted junta en elaborar el presupuesto de desembolsos de capital servirá como buen respaldo y debiera mantener esta documentación junto con su presupuesto y plan de negocios para su presentación a posibles prestamistas e inversionistas y también para efectos de su propia referencia y sus archivos permanentes.