Cuando usted está recién iniciando un pequeño negocio, sentarse a
elaborar un presupuesto, sin ningún dato histórico en que se puede basar
las estimaciones, puede parecer una tarea desalentadora. Probablemente
tiene una idea de lo que espera ganar y cuánto le va a costar para
realizar esa ganancia. Se puede hacer estimaciones gruesas de sus
ingresos y gastos y terminar su presupuesto más rápidamente, pero esto
no le va a dar mucho en cuanto a una herramienta que se puede usar para
medir su desempeño y gestionar su negocio. Resulta mejor empezar en la
base y construir hacia arriba.
Por Qué se Necesita un Presupuesto.
El presupesto es una extensión de su plan de negocios y su
estrategia, puestos en la práctica. Sirve para cuantificar el plan en
términos económicos y da un sentido de realidad a las ideas
conceptuales, transformándolas en una empresa factible. Un presupuesto
bien elaborado sirve como una línea de base y un punto de referencia
importante que puede guiar a su negocio en la dirección correcta al
proporcionar un marco esencial para la puesta en marcha y las etapas
iniciales de operaciones. En este sentido, puede ser una herramienta muy
valiosa para manejar el negocio, siempre que el presupuesto tiene sus
fundamentos en datos realistas que se puede usar para medir el
desempeño.
Al contar con un presupuesto detallado, usted tendrá
una ventaja importante cuando busca financiamiento para su negocio. Los
posibles prestamistas e inversionistas tendrán una clara visión de qué
se trata su negocio, cómo usted piensa llevar a cabo el plan del negocio
en términos económicos concretos, por qué necesita el financiamiento y
cómo va a gastar el dinero.
Un buen presupuesto muestra al prestamista
cómo se va a pagar el préstamo y muestra al inversionista qué retorno
puede esperar sobre su inversión. En ambos casos, el presupuesto mejora
en forma significativa sus posibilidades de conseguir el financiamiento
que necesita para su negocio. Y cuando el presupuesto cuenta con el
debido nivel de detalle y respaldo, será mucho más creíble para los
prestamistas e inversionistas.
Construyendo con Bloques de Información.
A pesar de que un presupuesto es una estimación o proyección de hechos
que van a ocurrir a futuro, debiera basarse lo más posible en datos
reales que se consiguen haciendo investigación, pidiendo cotizaciones y
juntando y organizando documentación e información.
La idea de construir
un presupuesto desde abajo hacia arriba se trata de empezar con lo que
usted sabe, o lo que puede averiguar.
Se trata de empezar con la base,
al nivel de detalles, donde tiene bloques de información concreta que se
puede juntar para construir los varios elementos en que consiste el
presupuesto, tales como los ingresos, el costo de las ventas, la
publicidad, arriendos, mantenimiento, servicios públicos y gastos
generales.
Estos bloques de información básicamente consisten en
cantidades, horas, precios y tarifas. En vez de presupuestar los
ingresos y egresos como montos totales por mes, por ejemplo, se puede
desglosar estas cifras en términos de sus componentes.
Presupuesto Operacional.
El presupuesto operacional debiera estructurarse de la manera en que
opera su negocio.
Se debiera presupuestar los ingresos y gastos al mismo
nivel de detalle como aquel en que efectivamente se van a contabilizar
para las operaciones. De esta manera, el presupuesto le facilita una
herramienta para gestionar a su negocio.
Con un presupuesto con un nivel
adecuado de detalle, se puede comparar los resultados reales con los
montos presupuestados y realizar un análisis de las variaciones por
cantidad y por precio.
Desglosando los Componentes del Costo de los Productos.
Cuando su negocio se trata de vender un producto que usted fabrica,
podría empezar el presupuesto de los costos de ventas determinando lo
que significa fabricar el producto en cuanto a materiales y suministros,
mano de obra y gastos generales.
Si se puede desglosar los componentes
del costo del producto, puede hacer algunos cálculos en base de las
cantidades y precios para determinar cuánto va a costar la fabricación
de cada unidad del producto.
Si quiere determinar el costo con
todo incluido, tendrá que agregar los costos indirectos, imputando
gastos generales tales como la mano de obra indirecta (del personal
administrativo, por ejemplo), los servicios públicos como el agua y la
energía eléctrica, mantenimiento y depreciación de la maquinaria y los
equipos, y los seguros.
En base de la disponibilidad de tiempo y
materiales y su capacidad de producción, puede determinar cuántas
unidades puede fabricar cada mes.
Cuando sabe el monto promedio mensual
de sus gastos generales, puede distribuir estos gastos sobre el número
de unidades que puede producir en un mes para determinar el costo que se
debe agregar al costo de cada unidad por concepto de gastos indirectos.
Si está fabricando más que un tipo de producto, se puede asignar un
factor de ponderación para distribuir los gastos generales. Por ejemplo,
los productos con un costo unitario más alto absorberían una mayor
parte de los gastos indirectos.
Presupuestando los Ingresos
Naturalmente, necesitamos saber si nuestro emprendimiento es revituable, para que pueda prosperar económicamente.
Productos.
Una manera de presupuestar los ingresos es tomar el costo de ventas
que se ha presupuestado y agregar un margen de utilidad. El costo
unitario de cada producto más el margen de utilidad que se espera ganar
daría como resultado un precio de venta presupuestado. En este caso,
debiera usar el costo todo incluido, para asegurarse que su precio de
venta es suficiente como para cubrir todos sus costos y dejarle con una
utilidad. Entonces, los ingresos presupuestados sería la cantidad de
unidades multiplicada por los precios de venta presupuestados.
Pero también hay factores en el mercado que debieran tomarse en cuenta,
que puedan afectar el precio que razonablemente se puede cobrar para ser
competitivo. Cuando está elaborando el presupuesto de ingresos, pueda
ser conveniente juntar antecedentes sobre los precios de los
competidores. Cuando usted está empezando un negocio en que ya tiene
conocimientos y experiencia, es probable que ya está consciente de estos
factores en el mercado. El aspecto importante en el proceso de elaborar
el presupuesto es tratar de cuantificar estos aspectos e incorporarlos
en los precios presupuestados de venta y los ingresos presupuestados.
Cuando usted está lanzando un nuevo producto, posiblemente puede
presupuestar los ingresos en base de los precios para productos
similares, agregando un monto incremental en base del valor agregado que
espera que su producto ofrezca. Si se ha realizado un estudio del
mercado, esta información será valiosa en construir el presupuesto de
ingresos.
Servicios
Si usted está en el negocio
de prestar servicios, su inventario es su tiempo. En este caso, los
componentes para presupuestar los ingresos son las horas cobrables de
que dispone y la tarifa que va a cobrar por hora. Las horas y tarifas
debieran desglosarse por persona, cuando hay distintas personas
realizando distintas funciones en el negocio.
Las tarifas que se
cobran pueden variar, dependiendo de las calificaciones y experiencia
de la persona. Y el número de horas que se puede cobrar puede variar,
dependiendo de las funciones de la persona. Alguien que está dedicado
casi tiempo completo al servicio al cliente va a tener una cantidad de
horas cobrables que es distinta que las horas cobrables de una persona
que realiza funciones que son principalmente administrativas. Las horas
no cobrables pueden estar incorporadas a las horas cobrables,
incrementando la tarifa que se cobra por hora, o las horas no cobrables
pueden dejarse aparte como gastos generales dentro de los gastos
operacionales.
Aquí nuevamente tendrá que tomar en cuenta los
factores del mercado, pero puede estimar sus ingresos razonablemente al
determinar sus horas cobrables por mes, multiplicadas por la tarifa que
espera cobrar.
Obras o Proyectos.
Cuando se
realiza obras o proyectos en su negocio, es probable que el presupuesto
de ingresos incluye aspectos de productos así como de servicios. En base
de su giro de negocios, usted sabrá lo que significa ejecutar la obra o
proyecto. El trabajo podría comprender materiales y suministros, mano
de obra directa e indirecta, el uso de maquinaria y equipos y quizás
contratistas y subcontratistas.
Elaborando un presupuesto para una obra o
proyecto puede ir a la mano con las estimaciones, cotizaciones o
propuestas que usted entrega para conseguir el trabajo. Los términos y
condiciones del trabajo constituyen factores importantes en cómo se
elabora la cotización o presupuesto. Un contrato de suma alzada para
alguna obra es distinto que un contrato de tarifa fija, por ejemplo.
Será importante separar la obra en sus componentes para entregar una
buena cotización o propuesta y en presupuestar los costos y ingresos de
la obra. Tendrá que asegurarse que haya incorporado todos sus costos,
tanto directos como indirectos, cotizando un precio que le permite
quedarse con un margen o utilidad adecuada. Puede ser necesario hacer
una lista de materiales, un programa de trabajo para la mano de obra
directa y un cálculo para imputar los gastos indirectos. Si usted va a
ocupar contratistas o subcontratistas, debiera conseguir cotizaciones de
ellos, antes de comprometerse a la obra.
Cuando el negocio
involucra obras que se extienden por un período más largo, primero
tendrá que asegurarse que el monto que está cobrando por la obra es
suficiente para cubrir todos los gastos y dejarle con un margen que le
proporciona un ingreso mensual adecuado durante el período en que está
trabajando en la obra. Puede presupuestar los ingresos y costos
mensuales distribuyendo los totales por la obra sobre los meses de
trabajo.
Si está trabajando en varias obras a la vez, puede usar
los programas de trabajo o carta Gantt que tiene para cada obra y luego
distribuir los ingresos y costos para todas las obras sobre los
períodos correspondientes para determinar un presupuesto mensual.
Gastos
Los gastos también pueden desglosarse en sus componentes, tales como
cantidades, precios y tarifas. Algunos gastos básicamente se incurren en
función de uso, por ejemplo los materiales y suministros. Otros gastos
están relacionados a períodos de tiempo, como los arriendos y los
seguros. Los tipos de gastos en que incurre dependerán del giro de su
negocio y los siguientes son solamente algunos ejemplos generales de
cómo se podría presupuestarlos, descomponiendo a los gastos.
Gastos del Personal
La remuneración del personal se puede presupuestar en base de los
sueldos por hora y los salarios mensuales o anuales que corresponden a
cada persona. Tendría que incluir en su presupuesto los impuestos
patronales sobre la planilla de remuneraciones, los cuales se pueden
calcular aplicando las tasas del impuesto de seguro social, médicos y
desempleo que corresponden. También tendrá que presupuestar una
provisión para los planes de beneficios que ha convenido con el
personal, tales como seguro de salud, planes de pensión y otros. Se
puede basar este componente en base de los costos del los planes, si los
conoce, o se puede presupuestarlos como un porcentaje de la
remuneración base de los trabajadores.
Puede tener otros gastos
relacionados con el personal, tales como bonos y premios, que se
vinculan al cumplimiento de objetivos o metas. Puede ser posible
presupuestar estos con relación a otro ítem en el presupuesto, como las
ventas.
Gastos de Venta
Si piensa pagar
comisiones sobre las ventas al personal propio o a vendedores externos,
el gasto presupuestado para comisiones será una función de las ventas
presupuestadas. Si ocupa una agencia de publicidad, debiera basar su
prepuesto del gasto de publicidad en los términos del contrato o
acuerdo. Se puede presupuestar el gasto de publicidad en guías
telefónicas o avisos en línea acorde a las tarifas cotizadas, según el
tipo de aviso que usted quiere colocar.
Arriendos y Seguros
Se puede presupuestar los gastos por el arriendo de propiedades o
equipos según el monto mensual que está establecido en el contrato de
leasing o arriendo. Los seguros generalmente son prepagados y puede
determinar el monto presupuestado por mes al amortizar la prima cotizada
por la póliza de seguros sobre el período de cobertura.
Mantenimiento y Reparaciones
Si tiene un contrato de mantenimiento preventivo para sus equipos,
puede presupuestar el gasto en base del costo mensual del contrato. Si
ha comprado una garantía extendida, puede amortizar el costo sobre la
vida útil estimada de los equipos relacionados, o por la duración de la
garantía. Las reparaciones no cubiertas por un contrato o garantía
generalmente son un gasto imprevisto y son difíciles de predecir, pero
no se debiera dejar de presupuestarlas. Probablemente puede estimar los
gastos por reparaciones en base de su propio conocimiento y experiencia y
en base de la antigüedad y condición general de trabajo de sus equipos e
instalaciones.
Servicios Públicos.
Los servicios
públicos, como la energía eléctrica, agua y gas, pueden calcularse como
el uso multiplicado por la tarifa, si tiene una idea de cuánto se va a
ocupar. Posiblemente puede estimar el uso en base de algún punto de
referencia, como un negocio o instalación similar y luego multiplicar
este uso estimado por las tarifas vigentes en su área para el suministro
correspondiente.
Telefonía.
El gasto de teléfono
puede presupuestarse en base del plan que tiene para su teléfono celular
o móvil, por ejemplo. Puede averiguar a su compañía de telefonía local
la tarifa mensual y el costo de instalación de un teléfono fijo. El
gasto por llamadas a larga distancia dependerá de la naturaleza de su
negocio y debiera presupuestarse en base de su juicio y experiencia
personal.
Vehículos y Viajes.
Cuando ocupa su
propio vehículo en su negocio, puede estimar el número promedio de
millas que estima que va a manejar cada día o cada mes. Luego se toma
esta cifra y la multiplica por el factor apropiado en base del
rendimiento de su vehículo en millas por galón y el precio estimado del
combustible.
Este factor podría incrementarse para comprender los costos
relacionados, como el seguro, el mantenimiento y la depreciación del
vehículo. Podría ser conveniente usar la tarifa estándar por milla
publicado por el Servicio de Impuestos Internos para efectos de la
deducción tributaria. Posiblemente puede presupuestar sus gastos de
viaje al estimar cuántos viajes piensa hacer y a qué lugares y averiguar
los costos vigentes de pasajes aéreas y hoteles.
Seguros.
Es probable que usted sabe los tipos de seguros que necesita tener en
su negocio y puede conseguir cotizaciones en línea o de un agente de
seguros.
Depreciación.
El gasto de
depreciación se basa en el costo y la vida útil de sus propiedades y
equipos sujetos a depreciación y depende del método que ocupa para
calcular la depreciación. Esto puede ser depreciación en línea recta
sobre la vida útil de los bienes, O quizás usted va a elegir otro
método, como el sistema de recuperación acelerada que se puede usar para
efectos del impuesto a la renta. La depreciación que usted presupuesta
debe concordar con el método de depreciación que va a ocupar para
efectos financieros, para que sean comparables.
Intereses
Finalmente, el gasto por intereses depende de los préstamos y créditos
que tiene su negocio. Al principio, es posible que aún no sabe cuánto
van a ser, ya que dependerá del financiamiento que puede conseguir. Su
presupuesto inicial del gasto de intereses podría basarse en su
proyección del flujo de caja, la cantidad de financiamiento que necesita
y el tipo de interés que corresponde a cada tipo de financiamiento. Por
ejemplo, financiamiento a través de su tarjeta de crédito generalmente
conlleva un tipo de interés más alto que un crédito hipotecario,
garantizado por bienes inmuebles.
Según antes mencionado, estos
son solamente algunos ejemplos e ideas, y usted tendrá que adaptarlos a
sus propias circunstancias. Lo importante es analizar sus gastos y
separarlos en componentes de datos que se pueden determinar.
Requerimientos de la Puesta en Marcha
No todos los presupuestos son iguales y no existe un formato estándar.
Se puede elaborar distintos tipos de presupuestos para distintos
propósitos. Una manera de empezar, especialmente para un nuevo negocio,
es elaborar dos presupuestos apartes, uno para los costos de puesta en
marcha y desembolsos de capital y otro para la fase inicial de
operaciones.
Costos de Organización
Una parte de
los costos de puesta en marcha de un pequeño negocio consiste en los
costos de organización para establecer la empresa. Los costos de
organización puedan incluir los honorarios de abogados y gastos legales,
cargos de notarios, licencias y permisos y asesoría tributaria.
Estos
costos dependerá de la estructura legal que usted elige para su empresa y
el giro de su negocio. Por ejemplo, establecer una empresa de
propietario único no significa mayores costos legales, porque no es
necesario establecer una entidad legal separada. Pero los costos legales
puedan ser más significativos para una sociedad colectiva y más aún si
el negocio se establece como una sociedad anónima. Se puede consultar a
un abogado para conseguir una estimación del costo de establecer una
sociedad colectiva o sociedad anónima.
Cuando su negocio
requiere una licencia comercial u otro tipo de permiso para operar, se
puede averiguar acerca del costo con la municipalidad u otra
jurisdicción legal donde va a realizar las actividades comerciales.
Desembolsos de Capital.
Para elaborar un presupuesto de desembolsos de capital, puede ser
conveniente empezar con una lista de toda la propiedad, planta y equipos
que va a necesitar para dar inicio al negocio.
Esto podría incluir
terrenos, bienes inmuebles, maquinaria, equipos, vehículos, muebles e
instalaciones. Una vez identificados los ítems que necesita adquirir,
puede empezar a juntar información de catálogos, listas de precios,
remates, avisos, cotizaciones, ofertas y tasaciones. Cuando se contempla
la construcción o remodelación de un edificio o instalación para
acomodar al negocio, se podría presupuestar el costo en base de las
cotizaciones que se reciben para hacer el trabajo.
La
documentación que usted junta en elaborar el presupuesto de desembolsos
de capital servirá como buen respaldo y debiera mantener esta
documentación junto con su presupuesto y plan de negocios para su
presentación a posibles prestamistas e inversionistas y también para
efectos de su propia referencia y sus archivos permanentes.
